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La dématérialisation de la documentation en matière immobilière

La dématérialisation de la documentation en matière immobilière

La signature du premier acte notarié sur support électronique date du 28 octobre 2008. L’acte et les annexes numérisées constituent un document unique dit «dématérialisé», consultable sur un écran d’ordinateur.

Mais au-delà de cette révolution en matière de signature des actes de vente, d’autres mesures touchant directement le quotidien des professionnels de l’immobilier sont venues dématérialiser la documentation concernant l’information de l’acquéreur et de copropriété.

L’information de l’acquéreur dématérialisée

L’ordonnance n°2015-1075 du 27 août 2015 est venue modifier les modalités d’information de l’acquéreur d’un lot ou d’une fraction de lot d’un immeuble bâti à usage total ou partiel d’habitation soumis au droit de la copropriété lors d’une promesse de vente. Les documents y afférents peuvent désormais être remis à l’acquéreur par voie dématérialisée : il n’est plus obligatoire de les annexer à la promesse, ce qui allège d’autant cette dernière. Toutefois, cette remise dématérialisée suppose l’accord exprès du potentiel acquéreur «au plus tard à la date de signature du contrat de promesse.» (CCH, art. L. 721-2 I).

L’information dématérialisée en matière de copropriété La loi ALUR a accéléré le processus de dématérialisation ; le nouvel art. 18 I de la loi du 10 juillet 1965 oblige les syndics professionnels à mettre désormais à disposition du syndicat des copropriétaires «un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité», sans toutefois préciser les documents devant obligatoirement être mis en ligne. L’espace numérique ou «extranet imposé» comporte deux interfaces, l’une consacrée au conseil syndical et l’autre aux membres du syndicat de copropriétaires.

Le même article prévoit la dématérialisation de l’envoi des convocations d’AG, avec la condition de l’accord individuel de chaque copropriétaire. Au-delà d’une baisse de coûts certaine, l’usage de la dématérialisation peut poser problème en matière de délai légal : si le copropriétaire n’envoie pas d’accusé de réception électronique dans les 21 jours, il faudra avoir recours à la traditionnelle lettre recommandée. Il en résulte en définitive un risque accru de contentieux.

Enfin, le décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015 introduit la possibilité de dématérialiser les notifications et les mises en demeure.

Cette nouvelle évolution des moyens de communication en copropriété permet d’avoir recours à la lettre recommandée électronique.

Cependant, celle-ci ne peut être utilisée qu’en cas d’accord exprès individuel de chaque copropriétaire.

Cet accord peut être consigné sur le procès-verbal lors de l’assemblée générale ou ultérieurement, dans une lettre recommandée adressée au syndic.

Toutefois, cette mesure paraît assez théorique dans la mesure où l’on peut présumer qu’un copropriétaire en retard dans ses paiements ne souhaitera pas faciliter le travail du syndic. Un tel accord exprès et la notification de l’adresse électronique paraissent donc peu probable.

 

Auteur

Jean-Luc Tixier, avocat associé en droit immobilier, baux & construction, droit public

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