Conscients de l’impératif de maintenir le dialogue social durant cette période de pandémie, les pouvoirs publics ont adapté temporairement les modes traditionnels de communication avec les représentants du personnel et les modalités de conclusion des accords collectifs.

La visioconférence devient la règle

Le recours à la visioconférence est autorisé durant la période d’état d’urgence sanitaire pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel, sans limitation en termes de nombre de réunions, après information des élus par l’employeur¹. L’employeur peut également décider d’organiser les réunions sous la forme de conférences téléphoniques, après information des élus. En cas d’impossibilité de recourir à ces deux dispositifs ou si un accord d’entreprise le prévoit, les réunions peuvent alternativement se tenir par messagerie instantanée.

Cet assouplissement ne dispense pas l’employeur de veiller aux garanties liées à l’utilisation des dispositifs techniques. Les dispositifs mis en place doivent ainsi garantir :

• • l’identification des membres du comité et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et/ou de l’image des délibérations ou la communication instantanée des messages écrits lorsque la réunion est tenue par messagerie instantanée ;

• • l’anonymat en cas de vote à bulletin secret.

Modalités assouplies de signature des accords collectifs

Outre la possibilité pour les entreprises de mettre en place un dispositif de signature électronique répondant aux exigences de l’article 1367 du Code civil et du règlement européen n° 910/2014, le ministère du Travail indique dans son questions-réponses que, du fait des circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de Covid-19, le projet d’accord peut être soumis à signature en l’envoyant à l’ensemble des parties à la négociation :

• • si les signataires disposent de moyens d’impression : ils impriment le projet, le paraphent et le signent manuellement puis le numérisent (ou prennent en photo chaque page avec leur téléphone) et renvoient le document signé par voie électronique ;

• • s’ils ne disposent pas de moyens d’impression : un exemplaire du projet d’accord peut être envoyé par courrier ou porteur à chaque partie à la négociation. Une fois l’exemplaire reçu, chaque signataire peut signer et parapher puis numériser (ou prendre en photo) le document et le renvoyer par voie électronique. Selon le ministère du Travail, il est préférable que les signatures de l’ensemble des parties figurent sur le même exemplaire. Si cela n’est pas possible, l’accord signé sera constitué de l’ensemble des exemplaires signés par chaque partie. Le ministère du Travail mentionne, par ailleurs, qu’une organisation peut donner mandat à une autre pour signer un accord collectif.

Consultation des salariés à distance

Dans un certain nombre d’hypothèses et, en particulier, dans les petites entreprises, l’accord collectif doit être soumis à l’approbation des salariés.

Le ministère du Travail rappelle qu’une approbation des salariés à distance d’un projet d’accord peut être mise en place via un dispositif électronique. Celui-ci doit néanmoins garantir la confidentialité du vote et l’émargement des personnes consultées.

Contrainte et forcée par le Covid-19, la France comme d’autres pays européens a fait un grand pas vers la digitalisation des relations sociales.

En Allemagne, le « Work of Tomorrow Act » vient juste d’être promulgué et prévoit des dispositions similaires en matière de réunions virtuelles des représentants du personnel. Conçus aujourd’hui comme des dispositifs temporaires liés à la crise, espérons toutefois qu’ils soient plébiscités de tous et que cette digitalisation perdure au-delà de la crise actuelle.

(1) Ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 (article 6) complétée par un décret n° 2020-419 du 10 avril 2020. A ce jour, la fin de l’état d’urgence sanitaire est prévue le 10 juillet 2020

Article publié dans La Lettre des Fusions-Acquisitions et du Private Equity du 15/06/2020