Alors que, dans le contexte actuel, les employeurs veillent particulièrement à contrôler leurs coûts, la question de la maîtrise des frais exposés par les représentants du personnel demeure bien souvent délicate. Chacun y aurait pourtant intérêt.

Plus les dépenses des instances représentatives du personnel laissées à la charge de l’entreprise seront élevées, moins l’employeur pourra, et voudra, financer d’autres dépenses sociales tout aussi légitimes.

De ce point de vue, le fait de porter une attention particulière à l’ensemble de leurs dépenses, y compris celles prises en charge par les Directions, pourrait finalement, même pour les élus, s’avérer payant.

C’est donc bien une stratégie « gagnant-gagnant » qu’il faut réussir à instaurer.

Force est d’ailleurs de constater que certaines entreprises ont d’ores et déjà pris l’initiative de négocier des accords portant sur la « gestion responsable » des instances représentatives du personnel (voir notamment l’Accord PSA du 8 juillet 2011).

Espérons dès lors que d’autres entités tenteront prochainement de suivre la même direction.

Certaines pourraient, par exemple, profiter de l’impulsion de la loi du 5 mars 2014 instaurant pour les comités d’entreprise de nouvelles obligations en matière de transparence financière, pour s’emparer du sujet.

Reste cependant à déterminer comment s’orienter, concrètement et de manière efficace, vers une gestion plus rigoureuse.

Parmi les pistes à envisager pour y parvenir, la question du coût des déplacements des élus pour se rendre aux réunions des différentes instances mérite d’être étudiée. Il convient de s’interroger sur les solutions d’optimisation susceptibles d’être mises en place en la matière, voire d’envisager le recours à la visioconférence.

De la réduction des frais de déplacement…

Le budget « voyage » de l’entreprise comprend aussi bien les frais de déplacement – transport, hébergement et restauration – des différents salariés de l’entreprise pour les besoins de leur activité, que ceux engagés par les représentants du personnel pour se rendre à des réunions dans le cadre de leurs fonctions représentatives (Comité de Groupe européen, Comité de groupe, CCE ou CE unique, Instance de coordination des CHSCT).

Bien qu’il ait déjà été jugé que la fonction de représentation du personnel et la nécessité de répondre aux convocations de l’employeur pouvait objectivement justifier la mise en Å“uvre d’un régime distinctif par rapport aux autres salariés de l’entreprise (CA Douai, 28 sept. 2012, n°1/04028), il est fréquent, en pratique, notamment par souci d’égalité, que les modalités de remboursement soient les mêmes pour tous dans le cadre des déplacements professionnels.

Dès lors, l’optimisation des coûts et des procédures de gestion est incontestablement conditionnée par l’implication de chacun dans le respect des politiques, qui peuvent, en matière de plafonnement des tarifs et de confort, s’avérer rigoureuses.

Même si l’expérience montre que certains représentants du personnel peuvent parfois se montrer sur ce point aussi rétifs à un tel encadrement que certains cadres dirigeants, il n’y a donc en réalité pas de raison qu’ils puissent s’affranchir de la règle commune.

C’est d’ailleurs ce qu’a déjà eu l’occasion d’admettre la jurisprudence, dont il ressort que l’employeur peut fixer les conditions de prise en charge des frais de déplacement sous réserve que les règles qu’il fixe soient compatibles avec l’exercice des mandats, n’imposent aucune sujétion injustifiée et ne laissent subsister aucune dépense à la charge du salarié, de sorte que le représentant est bien, dans ce cas, tenu de s’y conformer (CA Versailles, 31 mai 2005, n°04/5072).

…à un éventuel recours à la visioconférence

Alors que les entreprises ont de plus en plus recours au dispositif de visioconférence pour leurs propres réunions de travail, et que la loi permet d’y avoir recours pour les réunions du Conseil d’administration ou les assemblées générales, le Conseil d’Etat, puis la Cour de cassation, ont tour à tour autorisé son utilisation, dans le cadre des réunions du comité d’entreprise (CE, 9 septembre 2010, n°327250 ; Cass., 26 octobre 2011, n°10-20.918).

Par ailleurs, même si la solution n’a pas encore été clairement exposée s’agissant d’autres instances représentatives du personnel, rien ne semble s’opposer à ce qu’elle puisse leur être également étendue.

Quelle que soit l’instance concernée, il ne s’agit cependant pas de remplacer de manière systématique toutes les réunions avec les représentants du personnel par des échanges à distance, mais de limiter le nombre de déplacements, grâce à un recours encadré à la visioconférence, lorsque cela est justifié.

Son utilisation n’aurait d’ailleurs d’intérêt significatif que pour les réunions des instances représentant plusieurs sites éloignés les uns des autres (sous réserve naturellement des contraintes de décalages horaires propres aux entreprises de dimension internationale ou aux sociétés françaises implantées à la fois en Métropole et dans les DOM-TOM).

Pour pouvoir être mis en place, un tel dispositif semble néanmoins devoir être organisé par le règlement intérieur du Comité d’entreprise, et gérée au fil des réunions par le Secrétaire et le Président de l’instance. Si le Comité d’entreprise acceptait à la majorité de ses membres le principe même du recours au système de visioconférence, l’exigence d’unanimité entre tous les participants, imposée par la Cour de cassation en 2010 en l’absence d’un tel accord, devrait ainsi pouvoir être écartée. L’instauration d’un vote électronique, garantissant, si besoin est, le secret du scrutin, apparaitrait également opportun.

Dans le cadre d’une politique de réduction des coûts, une telle organisation à distance semble donc désormais pouvoir être sérieusement envisagée. Employeurs et élus parviendraient ainsi à éviter certains déplacements, ce qui permettrait à chacun de réaliser des gains substantiels d’argent et de temps et ce, dans l’intérêt de tous, et notamment de l’entreprise.

Nicolas Callies, avocat associé. Il est spécialisé dans la réorganisation de grands groupes industriels et d’établissements financiers, dans l’accompagnement lors de négociation avec les partenaires sociaux dans des contextes de crise, dans l’assistance à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire et de négociation de statut collectif, d’accords seniors, GPEC, droit syndical… dans les contentieux collectifs (contestation désignation d’expert, élections professionnelles…), l’épargne salariale (négociation d’accords d’intéressement, de participation et plan d’épargne dans de grands groupes), la formation en matière sociale des directeurs d’agence d’un établissement financier et de directeurs de magasin et responsables régionaux d’un groupe de distribution, le contentieux prud’homaux, le statut des dirigeants et l’assistance lors des contrôles URSSAF et contentieux sécurité sociale.

Florence Bonnet-Mantoux, avocat. Elle traite régulièrement des dossiers portant sur des projets de restructuration ou de négociation collective. Elle intervient également en matière de contentieux collectif et individuel.

Article paru dans Les Echos Business du 17 mars 2014