A quel moment doit-on organiser ses premières élections professionnelles ? Quels délais doit-on respecter ? Comment mettre en place un système de vote électronique ?  Comment négocier un protocole d’accord préélectoral ? Comment gérer l’après-élections ?

Ce sont autant de questions que les employeurs de start-up se posent au moment de lancer leurs premières élections professionnelles. Tour d’horizon des bonnes pratiques en matière d’élections.

Etape 1 : Anticiper la date de lancement des élections

Les élections professionnelles s’imposent dès lors que l’entreprise atteint un effectif d’au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. L’effectif de l’entreprise s’apprécie à la date – anticipée – du premier tour de scrutin.

Cet effectif doit être déterminé en équivalent temps plein (ETP) selon des règles précises tenant compte en particulier de la qualité de salarié de l’entreprise ou de salarié mis à disposition, de la durée de présence effective dans l’entreprise ou encore de la durée du travail.

Par exemple :

• • Un salarié en CDI à temps plein = 1 unité ;

• • Un salarié en CDD pour accroissement d’activité présent depuis 9 mois = 0,75 unité ;

• • Un salarié en forfait jours réduit = 1 unité.

Etape 2 : Préparer les données indispensables aux élections

L’organisation des élections professionnelles nécessite une préparation minutieuse. En particulier, il est essentiel de rassembler et vérifier les éléments suivants :

• • L’existence de dispositions conventionnelles (de branche ou d’entreprise) encadrant l’élection d’un CSE ;

• • Le périmètre retenu : entreprise, établissement etc. ;

• • Les effectifs à prendre en compte : salariés, personnel mis à disposition, intérimaires… ;

• • La qualité d’électeur et d’éligible des salariés, à apprécier selon les critères légaux ;

• • Le nombre et la composition des collèges électoraux – étant précisé qu’un collège dédié aux ingénieurs et cadres doit obligatoirement être créé lorsque la société compte au moins 25 cadres.

Il sera également essentiel de ne pas négliger la protection des données personnelles des salariés mobilisées dans le cadre des élections. Leur traitement devra être conforme aux exigences posées par le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Etape 3 : Anticiper la mise en place du vote électronique 

Les élections professionnelles peuvent être organisées en présentiel, à distance ou en combinant les deux. Le vote électronique s’impose aujourd’hui comme la solution privilégiée.

Pour mettre en place le vote électronique, l’employeur doit tenter de conclure un accord collectif ce qui suppose la présence d’au moins un délégué syndical dans l’entreprise. A défaut d’accord, ce qui est forcément le cas lors d’une première élection, le vote électronique est formalisé par une note unilatérale de l’employeur.

Dans les deux cas, il est recommandé de se rapprocher d’un prestataire de vote électronique dès que possible.

Etape 4 : Elaborer un calendrier électoral précis

Pour assurer le bon déroulement des élections, la clé est l’anticipation, ce qui passe notamment par la préparation d’un calendrier précis. Plusieurs échéances sont incontournables et notamment :

• • L’information du personnel sur le lancement des élections doit intervenir au plus tard 90 jours avant la date du premier tour de scrutin ;

• • L’invitation des organisations syndicales à venir négocier le protocole d’accord préélectoral doit leur parvenir au moins 15 jours avant la première réunion de négociation ;

• • Les listes électorales doivent être affichées au minimum 4 jours avant le premier tour de scrutin ;

• • Les syndicats et salariés doivent disposer d’un délai raisonnable pour se porter candidat ;

• • Le second tour de scrutin (s’il a lieu) doit avoir lieu dans les 15 jours suivant le premier tour ;

• • Les procès-verbaux doivent être communiqués au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP) dans les 15 jours suivant la date de scrutin.

Etape 5 : Préparer la négociation du protocole d’accord préélectoral

L’employeur doit définir la « feuille de route » des élections. Celle-ci prend la forme d’un protocole d’accord préélectoral (PAP) négocié avec les syndicats intéressés – à inviter selon les formes et délais requis.

Si aucun syndicat ne se présente, une note unilatérale doit être établie.

Le protocole (ou la note unilatérale) doit comporter une série d’informations essentielles (et notamment, le périmètre de mise en place du CSE, la durée des mandats, le calendrier électoral, le nombre de sièges à pouvoir, le nombre et la composition des collèges électoraux, les modalités de tenue du scrutin, les délais et modalités de dépôt des candidatures, les règles de représentation équilibrée des femmes et des hommes, les moyens et conditions de propagande électorale…).

Etape 6 : Gérer l’après-élections

Une fois les élections passées, plusieurs démarches doivent être accomplies.

Tout d’abord, le délai de contestation des élections est de 15 jours suivant la date du scrutin. Passé ce délai, toute irrégularité est réputée purgée. Ensuite, l’issue des élections peut prendre deux formes :

♦ Première hypothèse : un CSE a été élu. Dans ce cas, l’employeur doit organiser rapidement la première réunion du CSE. La création d’un dialogue social de qualité est fondamentale dès le départ ;

♦ Deuxième hypothèse : aucun CSE n’a été élu. Il convient alors de transmettre le procès-verbal constatant cette carence directement à l’inspection du travail dans un délai de 15 jours.

Il est enfin important de garder à l’esprit que les candidats non élus bénéficient d’une protection contre le licenciement pendant 6 mois. Les candidats élus sont quant à eux protégés pendant toute la durée de leur mandat (en principe, de 4 ans) mais également pendant 6 à 12 mois après le terme des mandats, selon leur situation.

L’organisation d’élections professionnelles est une étape incontournable dans la vie d’une start-up. Les clés de réussite restent l’anticipation et la rigueur !

Titrite Baamouche, Avocate senior, CMS Francis Lefebvre Avocats

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